Vorlage für die Hochzeits-Gästeliste

Fangt mit einer einfachen Tabelle an: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Gruppe, Tisch und Notizen. Sammelt zuerst die Listen beider Familien, weil die am längsten brauchen, und ergänzt danach Freunde und Kolleginnen. Klärt neben jedem Namen sofort drei Dinge: ob es ein Kind ist, ob der Gast eine Begleitung mitbringt und welche Seite des Paares ihn einlädt. Diese drei bestimmen Platzzahl und Menü, und sie gehen immer verloren, wenn man sie bis zum Schluss aufschiebt. Sobald die Liste grob steht, zählt die Plätze: Gäste plus Begleitungen, Kinder separat. Mit dieser Zahl geht ihr in den Saal. Unsere kostenlose Vorlage für die Gästeliste hat diese Spalten fertig, addiert die Summen für euch und exportiert nach Excel oder CSV, damit ihr keine Formeln von null aufbauen müsst.

Ja, Vorlage und Editor sind kostenlos und brauchen weder Konto noch persönliche Daten. Ladet die Excel- oder CSV-Datei so oft herunter, wie ihr möchtet, oder baut die ganze Liste auf dieser Seite. Keine Testphase, kein Zeitlimit, am Ende keine Rechnung. Die Liste wird im Speicher eures Browsers gesichert, ihr könnt den Tab also schließen und morgen auf demselben Gerät weitermachen. Ein Konto bei Strona Weselna wird später nützlich, wenn ihr echte Antworten über Online-RSVP sammeln, die Liste zu zweit auf zwei Geräten offen haben und daraus Tische und Tischkarten planen wollt. Dann ladet ihr einfach die heruntergeladene Datei in die Gästeverwaltung.

Das absolute Minimum sind Vor- und Nachname, denn ohne sie lässt sich ein Gast weder einladen noch importieren. Dann kommen die Kontakte: E-Mail, wenn ihr Einladungen und den RSVP-Link digital verschickt, und eine Telefonnummer für die, die stumm bleiben. Eine Spalte für die Gruppe (Familie der Braut, Familie des Bräutigams, Freunde, Arbeit) lässt euch die Liste filtern und Tische planen, ohne alles auf einmal zu lesen. Eine Spalte für den Tisch bereitet den Sitzplan vor, und Notizen sammeln Ernährung, Allergien, Übernachtung und Anreise. Darüber hinaus lohnen sich drei Felder rein für die eigene Planung: Seite des Paares, Begleitung und Kind. Unsere Vorlage hat alle davon, und die ersten sieben heißen genau so, wie der Import in der Gästeverwaltung es erwartet.

Am einfachsten geht es ohne Datei: legt im selben Browser, in dem ihr die Liste gebaut habt, ein kostenloses Konto an, und sobald eure Seite existiert, bietet der Einrichtungsassistent die Übernahme an. Ein Klick, und die Gäste sind in der Verwaltung, die Liste bleibt dabei auch in der Vorlage erhalten. Meldet ihr euch auf einem anderen Gerät an, bleibt der Weg über die Datei: ladet die Excel- oder CSV-Datei herunter, wählt in der Gästeverwaltung den Import, nehmt die Datei und prüft die Vorschau. Die ersten sieben Spalten, also Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Gruppe, Tisch und Notizen, landen ohne manuelle Zuordnung in den richtigen Feldern, weil die Vorlage genau die Namen benutzt, die der Import sucht. Die übrigen Spalten (Seite, Begleitung, Kind, geplante Antwort) überspringt der Import, diese Angaben bleiben also als Planungsnotiz in der Tabelle. In beiden Fällen fallen Zeilen ohne Vor- oder Nachnamen weg. Der Editor zeigt, wie viele solche Zeilen ihr habt, damit kein Gast still verschwindet.

Wenn ihr in Tabellen zu Hause seid, schon eine Liste begonnen habt oder eine Datei an die Eltern zum Ausfüllen schicken wollt, ladet die Excel-Vorlage herunter und arbeitet auf eure Weise. Wenn ihr euch nicht mit Formatierung herumschlagen und die Summen sofort sehen wollt, nutzt den Editor auf dieser Seite: Gast eintragen, Kind oder Begleitung ankreuzen, und die Platzzahl rechnet sich neu. Beide Wege enden bei derselben Datei, bereit für die Gästeverwaltung, ihr könnt sie also mischen: in Excel anfangen, die Datei in den Editor laden und hier fertig machen, oder umgekehrt. Nehmt CSV, wenn ihr mit Google Tabellen oder einem anderen Programm arbeitet, das Excel-Dateien nicht öffnet.

Die Liste, die ihr in den Editor tippt, wird nirgendwohin gesendet. Sie bleibt im Speicher dieses Browsers auf diesem Gerät, und der Download ist der einzige Moment, in dem sie den Browser verlässt, und dann geht sie auf eure eigene Festplatte, nicht zu uns. Wir brauchen dafür kein Konto, fragen nicht nach eurer E-Mail und sammeln die Namen der eingetragenen Gäste nicht. Zwei Dinge solltet ihr im Kopf behalten. Erstens löscht das Leeren der Browserdaten oder ein privates Fenster die Liste, ladet die Datei also herunter, sobald eine ordentliche Zahl an Namen drinsteht. Zweitens tippt ihr die Daten anderer Menschen ein: bewahrt die Datei dort auf, wo eure anderen privaten Dokumente liegen, und gebt sie nicht ohne Grund weiter.