Modello per la lista degli invitati

Partite da un foglio semplice con nome, cognome, email, telefono, gruppo, tavolo e note. Raccogliete prima le liste delle due famiglie, perché sono quelle che richiedono più tempo, poi aggiungete amici e colleghi. Accanto a ogni nome risolvete subito tre cose: se è un bambino, se l'invitato porta un accompagnatore e da quale parte della coppia arriva l'invito. Queste tre determinano il numero di posti e il menù, e si perdono sempre se le lasciate per ultime. Quando la lista si chiude a grandi linee, contate i posti: invitati più accompagnatori, bambini a parte. È questo il numero che portate in sala. Il nostro modello gratuito per la lista invitati ha già queste colonne, calcola i totali per voi ed esporta in Excel o CSV, così non dovete costruire formule da zero.

Sì, il modello e l'editor sono gratuiti e non chiedono account né dati personali. Scaricate il file Excel o CSV tutte le volte che volete, oppure costruite l'intera lista su questa pagina. Nessuna prova, nessun limite di tempo e nessun pagamento alla fine. La lista si salva nella memoria del browser, così potete chiudere la scheda e riprendere domani sullo stesso dispositivo. Un account su Strona Weselna diventa utile più avanti, quando volete raccogliere risposte vere con l'RSVP online, tenere la lista disponibile per entrambi su due dispositivi e usarla per tavoli e segnaposto. In quel momento basta caricare il file scaricato nella gestione invitati.

Il minimo indispensabile è nome e cognome, perché senza di questi un invitato non si può invitare né importare. Poi vengono i contatti: l'email se mandate inviti e link RSVP in digitale, e un numero di telefono per sollecitare chi resta in silenzio. Una colonna per il gruppo (famiglia della sposa, famiglia dello sposo, amici, lavoro) vi permette di filtrare la lista e disporre i tavoli senza leggere tutto in blocco. Una colonna per il tavolo vi prepara alla disposizione dei posti, e le note raccolgono dieta, allergie, pernottamento e viaggio. Oltre a questo, vale la pena tenere tre campi solo per la vostra organizzazione: parte della coppia, accompagnatore e bambino. Il nostro modello li ha tutti, e i primi sette hanno esattamente i nomi che si aspetta l'importazione nella gestione invitati.

La via più semplice è senza file: create un account gratuito nello stesso browser in cui avete costruito la lista e, appena la pagina esiste, la procedura guidata propone di portarla. Un clic e gli invitati sono nella gestione, mentre la lista resta anche nel modello, quindi non perdete nulla. Se vi registrate da un altro dispositivo, resta la via del file: scaricate l'Excel o il CSV, scegliete l'importazione nella gestione invitati, selezionate il file e controllate l'anteprima. Le prime sette colonne, cioè nome, cognome, email, telefono, gruppo, tavolo e note, finiscono nei campi giusti senza abbinamenti manuali, perché il modello usa esattamente i nomi che l'importazione cerca. Le colonne rimanenti (parte, accompagnatore, bambino, risposta prevista) vengono ignorate dall'importazione, quindi quelle informazioni restano nel foglio come vostro appunto. In entrambi i casi le righe senza nome o cognome vengono scartate. L'editor mostra quante righe di questo tipo avete, così nessun invitato sparisce in silenzio.

Se con i fogli di calcolo vi trovate bene, se avete già iniziato una lista o se volete mandare un file ai genitori da compilare, scaricate il modello Excel e lavorate a modo vostro. Se preferite non litigare con la formattazione e volete i totali subito, usate l'editor su questa pagina: aggiungete un invitato, spuntate bambino o accompagnatore e il conteggio dei posti si ricalcola da solo. Le due strade finiscono sullo stesso file, pronto da caricare nella gestione invitati, quindi potete mescolarle: iniziate in Excel, caricate il file nell'editor e finite qui, o viceversa. Scegliete il CSV se lavorate in Google Fogli o in un altro programma che non apre i file Excel.

La lista che scrivete nell'editor non viene inviata da nessuna parte. Resta nella memoria di questo browser, su questo dispositivo, e scaricare il file è il solo momento in cui lascia il browser, e finisce sul vostro disco, non da noi. Per questo non ci serve un account, non chiediamo la vostra email e non raccogliamo i nomi degli invitati che inserite. Due cose vale la pena ricordarle. Primo, cancellare i dati del browser o usare una finestra anonima azzera la lista, quindi scaricate il file appena contiene un buon numero di nomi. Secondo, state scrivendo dati di altre persone: tenete il file scaricato dove tenete gli altri documenti privati e non passatelo in giro senza motivo.