Google Forms czy strona ślubna z RSVP - jak zebrać potwierdzenia obecności online

Gdzie Google Forms zaczyna przeszkadzać przy weselu

Problemy nie wynikają z tego, że Forms jest zły, jest to dobre narzędzie do zebrania danych, jednak na tym prostota Google Sheet wchodzi nam w drogę, w praktyce oznacza to kilak problemów:

Nie wiecie, kto nie odpowiedział

Forms pokazuje odpowiedzi tylko odpowiedzi, które zostały wysłane. Nie pokazuje tych, które nie przyszły co może prowadzić do problemu rozsyłania zapytań jeszcze raz lub co gorsza, do manualnego zbierania odpowiedzi. Żeby wiedzieć, kto zalega z odpowiedzią, para musi ręcznie porównywać arkusz odpowiedzi z listą gości: wiersz po wierszu, co tydzień, aż do terminu. Przy 120 zaproszonych to stała, powracająca praca, która nikogo nie ekscytuje.

Goście wpisują się, jak chcą

"Kasia i Tomek", "Katarzyna Nowak z osobą towarzyszącą", "rodzina Nowaków" - każda z tych odpowiedzi wygląda inaczej w arkuszu, a dotyczy tych samych osób z Waszej listy. Dopasowywanie odpowiedzi do zaproszeń wymaga ręcznej pracy. Formularz na stronie ślubnej działa odwrotnie: gość wybiera siebie z listy albo dostaje link przypisany do swojego zaproszenia, więc odpowiedź od razu ląduje przy właściwych osobach. Dodatkowo wszelkie informacje dotyczące szczególnych wymogów pary również mogą zostać zebrane bez problemu łącząc je z prawdziwymi gośćmi.

Przypomnienia wysyłacie sami

Forms nie przypomni gościom o terminie. Często goście zapominają o potwierdzeniu, przypominanie kilkunastu parom miesiąc przed terminem że potrzebujecie liczbę gości dla zorganizowania liczby porcji potrafi być bardzo męczące. Dobre systemy RSVP robią to same, szybko i bez niepotrzebnej pracy - o tym, jak ustawić termin i przypomnienia, pisaliśmy w artykule o terminie RSVP i przypomnieniach.

Posiłki, alergie i osoby towarzyszące trzeba obsłużyć ręcznie

Da się dodać pytanie o posiłek i pole na alergie w google forms - ale przy odpowiedzi zbiorowej ("2 osoby, jedna wegetariańska, druga bez glutenu") rozszyfrowywanie, kto je co, aby potem te informacje przekazać sali jest pracochłonne. Sala i catering na koniec chcą konkretnej listy: ile porcji których dań, jakie alergie, przy którym stole. Z arkusza Formsa składacie ją ręcznie marnując czas przed waszym wielkim dniem.

Jedna wersja językowa

Formularz w Formsie ma jeden język. Jeśli macie gości z zagranicy, robicie dwa osobne formularze i pilnujecie dwóch arkuszy odpowiedzi - albo jeden formularz z pytaniami w dwóch językach naraz, który nie wygląda najlepiej a goście nie czują się wyjątkowi. Przy weselu dwujęzycznym to realny kłopot.

Czym różni się formularz RSVP na stronie ślubnej

Strona ślubna z RSVP odwraca logikę: zamiast luźnych odpowiedzi w arkuszu, wszystko jest od początku połączone z listą gości. Zbieracie tylko informacje które wiecie że będą potrzebne. Używając naszej strony z łatwością:

• Widzicie na bieżąco trzy listy: potwierdzili, odmówili, nie odpowiedzieli - bez ręcznego porównywania.
• Gość potwierdza za całe zaproszenie naraz: siebie, partnera, dzieci - każda osoba osobno z posiłkiem i alergiami.
• Zestawienie dla cateringu (porcje, diety, alergie) generuje się samo z odpowiedzi udzielonych przez gości.
• Odpowiedzi wpadają prosto do planu stołów i na winietki - bez przepisywania nazwisk i manualnej pracy.
• Formularz działa po polsku i angielsku, a gość dostaje wersję w swoim języku.
• Goście mają na tej samej stronie dojazd, noclegi, dress code i harmonogram - odpowiedzi na pytania, które zaoszczędzą wam telefonów od gości.

Jak krok po kroku ułożyć pytania w takim formularzu, znajdziecie w artykule z gotowym wzorem formularza RSVP. Jest to proste i szybkie w ustawieniu, formularz ustalacie raz i jest on używany dla wszystkich gości.

Google Forms czy strona ślubna - jak wybrać

• Wybierzcie Google Forms, jeśli: gości jest mniej do 40-50, nie zbieracie wyboru posiłków, wszyscy mówią po polsku, a Wy lubicie arkusze i macie czas na ręczne pilnowanie odpowiedzi. Darmowa opcja ale więcej ręcznej pracy.
• Wybierzcie stronę ślubną z RSVP, jeśli: gości jest więcej, sala pyta o posiłki i alergie, część gości jest z zagranicy albo po prostu nie chcecie spędzać wieczorów na uzgadnianiu arkusza z listą gości. Koszt zależy od serwisu - u nas to 149 zł jednorazowo za stronę z pełnym RSVP, bez abonamentu. Dodatkowo ustawiając RSVP będziecie mieli bazę do planowania miejsc, generowania winietek czy zaproszeń do druku.

Jest też trzecia droga, o której pisaliśmy przy okazji papierowego i onlinowego RSVP: forma mieszana. Starsi goście potwierdzają telefonicznie u rodziców, reszta online - ważne tylko, żeby wszystkie odpowiedzi trafiały do jednego miejsca, a nie do trzech zeszytów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Google Forms nadaje się na RSVP na wesele?

Tak, przy mniejszych przyjęciach i prostych wymaganiach: do ok. 40-50 gości, bez wyboru posiłków, w jednym języku. Przy większym weselu głównym kosztem Formsa staje się Wasz czas: ręczne pilnowanie, kto nie odpowiedział, i ręczne składanie zestawień dla sali.

Czy goście potrzebują konta Google, żeby wypełnić formularz?

W domyślnych ustawieniach nie - formularz otwiera się z linku. Konto staje się wymagane, gdy włączycie ograniczenie do jednej odpowiedzi na osobę albo zbieranie adresów e-mail. Przy weselnych gościach lepiej tych opcji nie włączać.

Ile kosztuje strona ślubna z RSVP?

Na stronaweselna.com to jednorazowo 149 zł - w cenie strona dla gości, formularz RSVP z posiłkami i alergiami, lista gości, plan stołów i harmonogram. Bez abonamentu i bez reklam. Pełne zestawienie znajdziecie w cenniku, a więcej o kosztach w artykule ile kosztuje strona ślubna.

Jak wysłać gościom link do formularza?

Tak samo w obu wariantach: link w zaproszeniu (najlepiej jako kod QR), SMS-em albo przez komunikator. Różnica jest po kliknięciu: strona ślubna pokazuje gościom też dojazd, noclegi i harmonogram, a Forms - tylko formularz.

Co zrobić, gdy gość chce zmienić odpowiedź?

W Formsie edycja własnej odpowiedzi wymaga włączenia specjalnej opcji i zachowania linku edycji przez gościa - w praktyce goście po prostu wypełniają formularz drugi raz, a Wy dostajecie duplikaty do ręcznego rozplątania. Na stronie ślubnej gość wraca na swój link i poprawia odpowiedź, a Wy widzicie aktualny stan. To istotne, bo między potwierdzeniem a weselem mija często kilka miesięcy i zmiany są normalne: choroba, ciąża, rozstanie, nowy partner.

Od czego zacząć

Najpierw policzcie gości i sprawdźcie, czego wymaga sala (wybór posiłków? lista alergii?). Jeśli z tego rachunku wychodzi "Forms wystarczy" - śmiało, wyżej macie listę ustawień. Jeśli nie, zobaczcie, jak działa RSVP online na stronie ślubnej i całe planowanie wesela w jednym miejscu - stronę budujecie i testujecie za darmo, płacicie dopiero przy publikacji.