Jak dodać gości: pojedynczo i przez import z Excela lub CSV

Gości dodasz na dwa sposoby: pojedynczo przyciskiem Dodaj gościa w zakładce Goście albo hurtowo przez Importuj gości z pliku Excel lub CSV. Import rozpoznaje polskie i angielskie nagłówki kolumn, pomija duplikaty i przyjmuje do 2000 wierszy naraz.

Jak dodać pojedynczego gościa

Wejdź w Goście i kliknij Dodaj gościa. W oknie wymagane są trzy rzeczy: imię, nazwisko oraz przypisanie do zaproszenia (pole Przypisz do zaproszenia). Jeśli nie masz jeszcze żadnego zaproszenia, utworzysz je bez wychodzenia z okna - wybierz z listy Utwórz nowe zaproszenie.

Pozostałe pola są opcjonalne: e-mail, telefon, status RSVP, wybór posiłku, uwagi dietetyczne, grupa, stolik i notatki. Domyślnie gość jest oznaczony jako Dorosły; po odznaczeniu tej opcji podasz wiek dziecka (od 0 do 17 lat) - przydaje się przy liczeniu porcji i rozliczeniach z salą.

Jak zaimportować listę gości z Excela lub CSV

1. W zakładce Goście kliknij Importuj gości - otworzy się okno Importuj listę gości.
2. Upuść plik w polu Przeciągnij plik tutaj lub kliknij, aby wybrać.
3. Sprawdź Podgląd pierwszych wierszy - zobaczysz, czy kolumny zostały dobrze rozpoznane.
4. Kliknij Importuj - okno pokazuje liczbę rozpoznanych osób (np. „45 gości do zaimportowania”).

Zasady dotyczące pliku:

• Formaty: CSV, TXT, TSV, XLSX i XLS; maksymalny rozmiar to 5 MB.
• Wymagane kolumny: Imię i Nazwisko. Opcjonalne: Email, Telefon, Grupa, Stolik, Uwagi, Wiek.
• Nagłówki mogą być po polsku lub po angielsku, a separator (przecinek, średnik lub tabulator) wykrywamy automatycznie - plik zapisany z polskiego Excela zadziała bez poprawek.
• Jednorazowo wczytujemy maksymalnie 2000 wierszy; przy dłuższym pliku zobaczysz komunikat Zaimportowano tylko pierwsze 2000 wierszy.

Nie masz gotowego pliku? Kliknij Pobierz szablon - dostaniesz arkusz z właściwymi nagłówkami, w którym wymagane są tylko kolumny Imię i Nazwisko.

Co oznacza komunikat o duplikatach

Po imporcie możesz zobaczyć Pominięto {count} duplikatów (gość już istnieje na liście). Duplikaty rozpoznajemy tak:

• jeśli wiersz ma adres e-mail, porównujemy wyłącznie e-mail,
• jeśli wiersz nie ma e-maila, porównujemy imię i nazwisko.

Dzięki temu dwie różne osoby o tym samym imieniu i nazwisku (np. dwóch Janów Nowaków) trafią na listę, o ile mają różne adresy e-mail. Sprawdzamy zarówno osoby już obecne na liście, jak i wcześniejsze wiersze tego samego pliku. Duplikaty nie blokują importu - powtórzone wiersze są po prostu pomijane, a cała reszta wchodzi normalnie. Oznacza to też, że poprawiony plik możesz bezpiecznie zaimportować ponownie: nowe osoby wejdą, a istniejące się nie zdublują.

Dlaczego część wierszy została pominięta

Komunikat Pominięto {count} wierszy (brak imienia lub nazwiska albo zbyt długie pole) oznacza, że wiersz nie miał imienia lub nazwiska (np. pusta komórka) albo któreś pole przekroczyło limit długości: imię i nazwisko po 100 znaków, e-mail 200, telefon 50, grupa 100, stolik 50, uwagi 1000. Popraw te wiersze w pliku i zaimportuj go ponownie - dzięki wykrywaniu duplikatów reszta listy się nie zdubluje.

Co się dzieje z gośćmi po imporcie

• Każdy zaimportowany gość dostaje status RSVP „oczekujący” i własny kod zaproszenia.
• Zaimportowani goście nie są przypisani do żadnego zaproszenia. Jeśli chcesz grupować ich w zaproszenia (np. całe rodziny) i śledzić wysyłkę, zrób to w zakładce Zaproszenia - zobacz Zaproszenia i kody QR.
• Gdy goście wypełnią formularz RSVP na stronie, ich odpowiedzi podepną się pod istniejące wpisy (dopasowanie po e-mailu, a bez e-maila po imieniu i nazwisku) - lista się nie zdubluje. Więcej w artykule Konfiguracja RSVP.

Praca z dużą listą

Na stronie Goście masz wyszukiwarkę (po imieniu, e-mailu, telefonie, stoliku, kodzie lub zaproszeniu), Filtry oraz operacje zbiorcze: zaznacz wiele osób, aby jednym ruchem ustawić status RSVP, przypisać stolik albo usunąć wpisy. Przycisk Eksport Excel pobiera aktualną listę do pliku - przydaje się do rozmów z salą czy cateringiem.